Privacyverklaring

Het privacybeleid van de AFN is vernieuwd en aangepast aan de eisten van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

AIKIDO FEDERATIE NEDERLAND (AFN)

Privacyverklaring

 1.     De Aikido Federatie Nederland

 U leest op dit moment de privacyverklaring van de Aikido Federatie Nederland (AFN). De AFN is een federatie van Aikido-organisaties die zich richten op de Japanse krijgskunst aikido, geïnspireerd door de inzichten van Terry Ezra Shihan (7e Dan). De AFN voert beleid om dit aikido te ontwikkelen en te verspreiden. Hiervoor organiseert de AFN onder andere cursussen, (zomer)scholen en andere evenementen. De AFN is tevens aangesloten bij de landelijke koepel Aikido Bond Nederland (AbN), die weer is aangesloten bij het NOC*NSF. Ook is de AFN formeel erkend door de wereldorganisatie voor het aikido, de Aikikai So Hombu in Tokio.

Er zijn situaties waarin uw gegevens door de AFN verzameld worden. Het is daarom goed dat u weet wat daarmee gedaan wordt en hoe u uw wensen rondom uw gegevens kan aangeven. Daarover gaat deze verklaring.

Heeft u vragen omtrent het gebruik van uw gegevens door de AFN, neem dan gerust contact op!  

| 0317-617490  | KvK-nr. Utrecht: 40483588

De AFN is een vereniging zonder winstoogmerk, bestuurd door vrijwilligers.

2.     Doel gegevens

De AFN verzamelt persoonsgegevens voor een aantal doelen. Deze worden hieronder toegelicht.

2.1. Administratie lidmaatschappen

De AFN ondersteunt de aangesloten dojo’s in de administratie van hun leden. De dojo’s verzamelen voor hun activiteiten de benodigde gegevens en voeren hiervoor hun eigen privacybeleid. U kunt dat beleid vinden op de webpagina’s van de betreffende dojo’s. De AFN peilt jaarlijks op 1 januari het aantal leden per dojo om de contributie-afdracht te bepalen. Hierbij worden aantallen per dojo anoniem opgegeven in 2 leeftijdsgroepen: boven en onder de 18 jaar.

2.2. Het administreren van (kyu- en dan)graden en registreren van leraren

De kyu- en dangraden worden geadministreerd in Ailedis. Dit wordt in principe door de dojo’s gedaan; de AFN ondersteunt hen hierin, vooral voor de dangraden. Naast de dangraden administreren we ook de registratienummers van de IAF en Hombu (Japan). Als backup houdt de AFN daanaast een yudansha-register bij, met naam, e-mailadres, dojo en laatst behaalde graad. Tenslotte worden ook AFN-leraren in Ailedis geregistreerd die via de AbN zijn opgeleid. De verzekering (via de AbN) dekt namelijk alleen gevallen waarin een geregistreerde leraar voor de klas staat.

2.3. Aanmelding evenementen

Voor de jaarlijkse zomerschool – training en logies - kunnen aikidoka zich inschrijven. Om de organisatie van dit evenement goed te laten verlopen, wordt u om de volgende gegevens gevraagd:  uw naam en e-mailadres (beide verplicht), en (optioneel) uw adres, telefoon/mobiel, dojo, en (bij logies) dieetwensen en gewenste kamergenoot. Deze gegevens worden voor geen ander doel dan de zomerschool gebruikt en na afloop vernietigd. Hetzelfde geldt voor mogelijke andere evenementen die de AFN organiseert als daarvoor aanmelding wordt gevraagd. Voor weekendstages hoeft u zich niet aan te melden.

3. Verwerking en opslag

3.1.   Ailedis

De dojo’s, het AFN-secretariaat en de AbN verwerken uw gegevens in het landelijke systeem Ailedis, dat wordt beheerd door de AbN. Ailedis heeft een privacybeleid dat verwerkt is in deze privacyverklaring. Ailedis is een zgn. getrapt systeem: de dojo’s hebben inzage- en schrijfrechten voor alle gegevens op dojo-niveau; de AFN heeft deze rechten voor alle bij haar aangesloten dojo’s, en de AbN heeft deze rechten, met enige beperkingen, voor alle aangesloten bonden. De AbN deelt een beperkte lijst met het NOC*NSF: het zgn. KISS (Kennis- en InformatieSysteem voor de Sport). Deze lijst omvat alleen postcode, geboortedatum, geslacht, en startdatum. De AFN, AbN en NOC*NSF gebruiken deze gegevens alleen voor ledenadministratie en subsidie-aanvragen bij Nederlandse gemeenten. Ailedis heeft een privacybeleid dat verwerkt is in deze privacyverklaring.

3.2.   Opslagperiode

Uw gegevens worden voor langere tijd bewaard in Ailedis, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren. Als u zich uitschrijft, is de standaard bewaartijd voor uw gegevens 5 jaar. Daarna worden alle gegevens vernietigd, inclusief uw gradenhistorie en eventuele lerarenregistratie. Als u een andere opslagperiode wilt, kan u hierom vragen door een mail te sturen naar uw dojo, of naar info@aikidonederland.nl.

3.3.   Webhoster NFG GRoup.nl

De website en e-mail van de AFN wordt gehost bij Net Facilities Group (NFG). Als u contact opneemt via de formulieren of via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van NFG. Wij schonen deze mails regelmatig, d.w.z. 3-4 keer per jaar op.

3.4.   Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De AFN verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij u hiervoor toestemming geeft, of tenzij de AFN wettelijk verplicht is om u persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden.

4.     Beveiliging

De persoonsgegevens waarmee u zich aanmeldt, worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software. De persoonsgegevens die door de AFN worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn beveiligd met een wachtwoord. Ook de computers die uw gegevens verwerken, zijn beveiligd met een wachtwoord.

Daarnaast wordt uw bezoek aan onze website beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van de AFN prive is. U herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.

5.     Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht de AFN te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de AFN op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient u bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de AFN deze verwijdering doorvoeren in Ailedis. Daarmee worden uw gegevens ook uit alle boven- en onderliggende lijsten verwijderd (zie 3.1). Als dat betekent dat wij of de dojo’s onze diensten niet meer kunnen aanbieden, komt dat neer op u uitschrijving als leerling. Daarvoor geldt de regeling die uw dojo hanteert. 

Mocht u de gegevens nodig hebben die de AFN heeft opgeslagen in het geval u overstapt naar een andere dojo of organisatie, dan heb u het recht op overdracht. Hierbij dient de AFN c.q. uw dojo al uw gegevens over te dragen aan de andere partij.

 6.     Overig

 6.1.  Maatschappelijk belang

De AFN verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een maaatschappelijk belang. Denk hierbij aan het ontwikkelen en promoten van het aikido ter bevordering van gezonde fysieke en mentale ontwikkeling, in zowel persoonlijk als maatschappelijk opzicht.

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de cursussen en andere diensten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan de AFN de betreffende dienst niet aanbieden.

6.2.  Werkingssfeer van deze Privacyverklaring

De AFN behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer de AFN dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van de AFN te beschermen. Daarbij trachten wij altijd uw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb u toch nog vragen? Neem gerust contact op.

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de AFN. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De AFN raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

6.3.  Wijziging van het privacybeleid

De AFN past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. De AFN raadt u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de AFN er alles aan doen u per e-mail en via de website te informeren.

6.4.  Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

6.5. Foto's en ander beeldmaeriaal

De AFN hanteert spelregels voor gebruik en verspreiding van beeldmateriaal bij evenementen onder auspiciën van de AFN of aangesloten dojo's. Hieronder is opgenomen dat mensen die dat niet willen, niet in beeld mogen komen. Voor het overige geldt uiteraard het vigerende Nederlandse portretrecht.

7. Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de AFN wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:        Cathrien de Pater, secretaris

E-mail:                           

Telefoonnummer:          0317-617490